Позиция: Бизнес-ассистент

Образование: Высшее образование

Вид деятельности: Строительство в нефтегазовой и энергетической отрасли

Знание языков: Русский язык (в совершенстве), Английский язык (продвинутый)

Рабочий график: Пн-Пт 9:00-18:00, Сб 9:00-13:00

Опыт работы: Опыт работы 3+ лет

Заработная плата: По итогам собеседования

Навыки: MS Office, OUTLOOK; Google tools

Требования:

• Продвинутый уровень пользования EXCEL: профессиональное владение формулами; применение условных функций, форматирование ячеек с использованием горячих клавиш; свободное владение адресациями между разными листами; грамотное применение условного форматирования, списков, группировок, сводных таблиц и диаграмм;
• Знание и применение инструментов и настроек графиков для получения наилучшего  визуального эффекта.
• Аналитические способности и умение принимать решения в сложных ситуациях

Обязанности:

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание)

• Прием и проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование
• Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения
• Рассылка уведомлений и распоряжений руководства
• Ведение и оформление протоколов
• Разработка корпоративных документов по распоряжению руководства

Ведение делопроизводства

• Составление писем, запросов и прочих документов, подготовка отчетов
• Контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений
• Выполнение письменных переводов с английского языка
• Ведение деловой переписки на английском языке
• Разработка текста для каталога, презентационных писем
• Грамотное редактирование документации
• Разработка учебного материала по внедрению новых сотрудников

Организационная работа

• Организация и координация встреч руководителя, согласование с партнерами
• Подготовка заседаний, совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников собрания, регистрация)
• Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников
• Исполнение личных и служебных поручение руководителей
• Осуществление сбора и анализа материалов и информации, самостоятельная подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов.
• Сопровождение в переговорах, деловых встречах
• Взаимодействие с дочерними компаниями – AV group, IRMES
• Подготовка подарков партнерам и т.д.
• Организация корпоративных мероприятий
• Решение вопросов самостоятельно, ограждая руководства от нежелательных контактов

Планирование

• Планирование рабочего дня и графика, тайм-менеджмент, ведение электронного календаря
• Мониторинг и фиксирование задач в задачнике расстановка задач по приоритетам

Организация командировок

• Составление программы поездки по часам
• Оформление виз, изучение и сбор необходимых личных и разрешительных документов
• Бронь и покупка авиабилетов
• Составление маршрута поездки, трансферы
• Бронь отелей, анализ и предоставление наилучших предложений

ATVAGA

• Ведение переговоров и деловых переписок на английском языке от лица руководителя
• Составление и заполнение ежемесячных инвойсов, работа с бухгалтерией (Украина, США)
• Составление договоров
• Анализ входящей документации, перевод текстов с английского языка
• Сверка и анализ ежемесячных расходов и финансовых документов

Поиск соискателей на вакансии

• Совместная работа с кадровыми агентствами
• Составление требований к соискателям
• Организация и проведение собеседований
• Работа по LINKEDIN, поиск резюме и CV
• Изучение рынка труда и поиск специалистов заграницей

Резюме отправлять на почту hr.offcr@es-tkm.com