Вакансия: Тендерный секретарь / специалист по документообороту

Требования:

Возраст: 23–35 лет;

Опыт работы;

(совмещает функции тендерного секретаря → после получения контракта становится полноценным специалистом по документообороту при проектном менеджере)

Этап 1: До заключения контракта (фаза тендера — роль тендерного секретаря + документооборот):

• Поиск и мониторинг потенциальных поставщиков/компаний (сбор контактов, обновление базы клиентов/тендерных поставщиков).
• Ведение учёта входящей и исходящей документации по тендерам:
• Регистрация всех тендерных документов, запросов, разъяснений.
• Ведение реестра тендеров (тендерный лог / tender register).
• Контроль сроков подачи заявок, ответов на запросы, продлений.
• Сбор, проверка комплектности и физическое оформление пакета документов для подачи заявки:
• Сбор учредительных, регистрационных, лицензионных, кадровых документов.
• Проверка актуальности и правильности оформления (подписи, печати, сканы).
• Формирование архива заявки (электронный + бумажный при необходимости).
• Ведение переписки с потенциальными поставщиками по тендерным вопросам.
• Подготовка официальных писем, запросов, подтверждений участия.
• Обеспечение конфиденциальности и правильного хранения тендерной документации.

Этап 2: После выигрыша тендера (роль специалиста по документообороту при проектном менеджере):

• Организация и ведение полного проектного документооборота.
• Регистрация, распределение, контроль версий и рассылка всех проектных документов:
• Чертежи, спецификации, расчёты, методические документы.
• Контракты, приложения, change orders.
• Переписка, протоколы совещаний, отчёты.
• Материальные сертификаты, паспорта, акты освидетельствования.
• Контроль актуальности документов (master document list, revision control).
• Обеспечение своевременного получения/выдачи документов всем участникам проекта.
• Подготовка и ведение реестров передаваемых документов (transmittal notes).
• Архивация и хранение документов в соответствии с требованиями заказчика и компании.
• Подготовка комплекта as-built документации по окончании проекта.
• Участие в аудитах и проверках по документообороту.
• Аккуратность, ответственность, умение работать с документами и офисными программами.

Условия:

• График работы: 09:00 — 18:00 с понедельника по пятницу, 13 00 1400; сб, вск - выходной
• Заработная плата: по итогам собеседования

Как откликнуться:

Отправляйте резюме на info@ynanchyzmat.com